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Como uma ferramenta analítica trouxe precisão para o planejamento de demanda

Cada vez mais as empresas estão envolvendo equipes de diferentes áreas e gestores dos maiores níveis hierárquicos para tomar decisões no processo de planejamento de demanda. Com a complexidade de informações aumentando, é essencial ter uma solução que te apoie trazendo mais assertividade e agilidade nas mudanças do mercado.

 

Comprometida com a excelência do planejamento de demanda de seus produtos, a Flora procurava uma ferramenta analítica capaz de gerar números mais consistentes e próximos da realidade do mercado. Para tal, a UniSoma desenvolveu uma solução personalizada que promove a colaboração entre o conhecimento das equipes e modelos estatísticos mais precisos, garantindo um planejamento ágil e confiável. Dessa forma, a empresa pôde equilibrar sua produção de acordo com a previsão de vendas de cada um dos seus itens, minimizando custos e aumentando sua competitividade no setor.

 

A Flora

Criada em 1980, a Flora surgiu como uma divisão de Higiene e Limpeza da J&F Investimentos, maior grupo econômico privado do país, com atuação em diversos segmentos. Seu portfólio contava com duas marcas: Albany e Minuano. Ao longo dos anos, a empresa tornou-se líder na fabricação e comercialização de produtos de higiene e limpeza, formando um portfólio com 17 marcas e cerca de 300 produtos.

 

Suas unidades produtivas estão localizadas em Goiás, São Paulo e Santa Catarina. A Flora possui ainda centros de distribuição em Goiás, Minas Gerais, Rio de Janeiro e São Paulo, além de contar com uma equipe com mais de 1.300 colaboradores em todo o país.

 

Para manter-se competitiva no mercado e atender aos seus clientes da melhor maneira, é fundamental que a empresa conte com um planejamento de demanda preciso, direcionando sua produção de acordo com a demanda prevista para cada item de seu portfólio.

 

Desafio

Planejar o atendimento da demanda é uma tarefa estratégica para qualquer empresa, pois impacta diretamente em seus resultados e em todas as decisões de produção. O investimento de recursos na produção de itens que não encontram lugar no mercado significa perdas consideráveis em seus ganhos e em sua competitividade no setor.

 

Por envolver um grande número de fatores internos e externos à empresa – como seu histórico de vendas, a conjuntura do setor e variações no mercado -, o planejamento de demanda perde em acurácia quando é feito por meio de planilhas construídas manualmente, já que tipicamente nesses casos são utilizados modelos de previsão extremamente simplistas. Este era um desafio enfrentado pela Flora, que além disso tinha os dados necessários para a previsão dispersos entre os diferentes departamentos da empresa.

 

O planejamento de demanda também era moroso, exigindo muito tempo da equipe responsável para a coleta desses dados e a geração de planos. Para as reuniões estratégicas de S&OP, cabia ao analista de planejamento cobrar cada diretor pela colaboração de sua respectiva marca. A falta de precisão também trazia dificuldades para a área de operações, que, sem uma predição adequada do que será vendido, convivia com problemas como a compra incorreta de insumos e a geração de estoques de produtos sem saída no mercado.

 

Solução

Para responder aos desafios enfrentados pela Flora, a UniSoma desenvolveu uma ferramenta analítica de planejamento de demanda cuja previsão estatística se baseia na análise simultânea de uma grande quantidade de dados. Para cada produto, utiliza-se mensalmente uma infinidade de modelos estatísticos, sendo selecionado o mais adequado para a previsão da demanda dos próximos três meses.

 

Os números gerados pela previsão estatística são facilmente acessados pelos gestores responsáveis através de plataforma web, sendo eles capazes de analisa-los, ajustá-los e aprimorá-los de acordo com: informações do mercado, ações planejadas de marketing e mudanças de conjuntura. Dessa forma, tem-se um planejamento consistente, o que permite à empresa tomar decisões táticas e operacionais mais embasadas.

 

Além desse caráter colaborativo, a solução desenvolvida pela UniSoma promove o engajamento e o comprometimento dos gestores, atribuindo prazos e responsabilidades para todos os responsáveis pelas informações através da gestão do workflow de planejamento. Para tal, a ferramenta foi construída de maneira personalizada à cultura e à estruturada Flora. Cada um dos vinte e três gerentes e cinco diretores é capaz de acessar via web e editar as informações relativas à sua região, marca e nível hierárquico, mantendo registrado de quem, quando e porque um dado ou informação foi alterada.

 

A ferramenta também é personalizada no que se refere a fatores como a linguagem e o nível de agregação dos dados. No caso da Flora, cada gestor pode reorganizar a árvore de produtos da forma que fizer mais sentido para sua divisão de negócio, fazendo as análises e críticas no nível que lhe é mais familiar. Por ser aderente aos valores e cultura da empresa, a solução promove maior comprometimento com os valores colaborados e aderência do planejamento com o realizado, maximizando, assim, seus ganhos.

 

Principais características da solução

» Ferramenta analítica de previsão de demanda que promove a análise simultânea de dados de naturezas diversas; 

» Utiliza mensalmente uma grande quantidade de modelos estatísticos, escolhendo aquele mais adequado para a previsão da demanda dos próximos meses, de acordo com especificidades do negócio;

» Promove um ambiente colaborativo para o planejamento de demanda, com engajamento e comprometimento dos gestores e governança das informações;

» Gestão do workflow de planejamento; 

» Personalizada e aderente à cultura, estrutura e necessidades estratégicas da empresa; 

» Dá suporte para a tomada de decisão estratégica, tática e operacional da empresa.

 

Resultados

A partir da solução desenvolvida pela UniSoma, a Flora passou a trabalhar com dados organizados e consistentes. A organização da informação, aliada à inteligência dos modelos estatísticos autônomos e a colaboração dos gestores possibilitou a geração de números mais embasados e próximos da realidade. Dessa forma, a empresa ganhou excelência em seu planejamento, contribuindo para resultados como o equilíbrio da produção, a diminuição do desperdício, compras de insumos mais precisas e o atendimento correto da demanda.

 

Ao atribuir prazos e responsabilidades para os gestores, a solução estimulou o comprometimento da equipe, o que é reforçado pelo fato da ferramenta registrar todas as alterações feitas por cada usuário, além de solicitar que seja indicada a motivação da alteração. Com isso, foi observada uma redução de 70% nos erros de previsão de demanda. Além disso, ao criar uma base comum de informações, a solução permitiu que as áreas comercial e de operações trabalhassem com dados da mesma natureza, gerando números consolidados e um território comum de diálogo.

 

A solução também tornou o planejamento mais ágil. A preparação dos dados que alimentam a ferramenta passou a demandar um dia de trabalho, em oposição aos sete dias antes necessários para localizar as informações entre os departamentos e preencher manualmente as planilhas. Foram eliminadas as horas extras dedicadas à sistematização das decisões tomadas nas reuniões de S&OP, uma vez que os dados são alterados diretamente na plataforma da solução durante a reunião. Por fim, antes focados em gerar os números para o planejamento de demanda, os gestores puderam assumir um papel mais analítico e estratégico.

 

Principais resultados

» Dados consistentes e organizados automaticamente em uma ferramenta;

» Combinação de modelos autônomos construídos com embasamento estatístico e colaboração dos gestores de negócio, gerando números de planejamento mais embasados e próximos da realidade;

» Excelência em planejamento da demanda, contribuindo para o equilíbrio da produção, compras de insumos mais precisas e a garantia do atendimento à demanda do cliente;

» Equipe comprometida com prazos, responsabilidades e a qualidade dos dados registrados na ferramenta;

» Redução de 70% nos erros de previsão de demanda;

» Consolidação dos dados trabalhados pelas diferentes áreas da empresa, criando uma base comum de informações;

» Agilidade no planejamento e no fluxo de trabalho, reduzindo o tempo necessário para a preparação dos dados de sete dias para um dia;

 » Gestores com atuação mais focada na análise estratégica.