Deixar de lucrar definitivamente não está nos planos de um (a) gestor (a). E muito provavelmente não está nos seus. Mas, quando você deixa de ter um S&OP eficaz, é exatamente isso que acontece. Ainda que não de forma intencional, quando não utilizamos esse processo para atender melhor e mais rápido os clientes, estamos deixando de ter maior margem e menor desperdício – em outras palavras: deixando dinheiro “na mesa”.
Para auxiliar gestores (as) que buscam fugir desse ciclo vicioso, elaboramos um conteúdo que vai tratar de alguns temas-chave:
- O que é S&OP;
- Como funciona um S&OP;
- Qual a diferença entre S&OP e S&OE?;
- 5 etapas essenciais para implementar um S&OP na sua empresa;
- Os benefícios de um S&OP bem estruturado;
- Ferramenta analítica: um grande diferencial.
O que é S&OP?
S&OP é a sigla em inglês para Sales and Operation Planning, que significa Planejamento de Vendas e Operações. É um processo muito estratégico com o objetivo principal de equilibrar oferta e demanda na cadeia de suprimentos das empresas. Para que isso aconteça, integra os planos de negócio de diversas áreas: vendas, marketing, produção (operações), suprimentos, finanças e logística.
Essas equipes se reúnem em determinada periodicidade para definir um plano único e integrado que irá garantir que a empresa tenha os recursos necessários para atender a demanda de seus clientes no próximo ciclo. Isso mostra quão valioso é o S&OP para a gestão de estoques e para a tomada de decisões de médio e longo prazo.
Esse alinhamento e a comunicação constantes entre as diversas áreas da empresa ajudam ainda a prever oscilações, aumentar a receita, reduzir custos e alavancar o desempenho de marketing dos produtos. É um processo essencial diante do cenário corporativo de processos complexos e interconectados.
Um S&OP efetivo consiste em uma série de processos estruturados apoiados em modelos matemáticos, precisão estatística, gestão de eventos e análises quantitativas.
Como funciona um S&OP?
Geralmente o planejamento de S&OP é cíclico. O mais comum são os ciclos mensais, mas podem variar de semanais até trimestrais, demandando o envolvimento e colaboração de diferentes áreas.
Os dados devem ser reunidos em um mesmo lugar, acessível aos envolvidos, garantindo equidade de informações e foco em um mesmo objetivo. E é por meio do S&OP que a empresa alinha o seu plano de produção à previsão de vendas, com alto nível de precisão e abrangência.
O S&OP faz parte do planejamento estratégico e tático das empresas. De modo estratégico, por considerar decisões como aumentar a capacidade de manufatura, a força de trabalho e/ou gerenciamento de fornecedores. De maneira tática, por criar um plano de produção que funciona como uma programação-mestre.
O seu viés operacional, de colocar as estratégias e o plano de produção em prática, geralmente ganha outro nome: S&OE. É bastante natural haver uma confusão entre os termos, então vale explicar a diferença entre eles.
Qual a diferença entre S&OP e S&OE?
Se S&OP é a sigla para Sales and Operation Planning (Planejamento de Vendas e Operações), S&OE significa Sales and Operations Execution (Execução de Vendas e Operações). É um complemento do S&OP, não um substituto.
Como representa a execução operacional, tem como foco a cadeia de suprimentos das organizações e age mais no curto prazo. Por exemplo: o S&OE consegue antecipar um lote de produção e evitar ruptura de estoque para um cliente com pedido em carteira quando não é possível aumentar um volume de matéria-prima importada (que virá em uma carga de navio) que estava nos planos de ação do S&OP.
Então, o S&OE é o que permite às empresas serem mais ágeis e responsivas às mudanças do mercado, aumentando a eficiência e reduzindo os custos de estoque e produção.
5 etapas essenciais para implementar um S&OP na sua empresa
As etapas de um planejamento de vendas e operações variam de acordo com as necessidades e a dinâmica de cada organização. Mas, de maneira geral, um processo adequado para minimizar riscos inclui 5 etapas essenciais. São elas:
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Preparação do ambiente
Na primeira fase, ocorre a coleta de dados. Informações históricas de vendas devem ser agregadas a outras, como:
- Previsão de vendas para os próximos meses;
- Estoque atual;
- Capacidade de produção;
- Disponibilidade de matéria-prima;
- Lead time de produção e compra;
- Desempenho do plano atual;
- Avaliação da precisão das previsões.
Assim, é possível ter uma visão geral do cenário interno e externo. É nesta fase também que são especificados os colaboradores que estarão envolvidos no processo.
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Planejamento de demanda de vendas
Baseado no cenário geral encontrado na fase anterior, faz-se o planejamento do que a empresa está disposta a oferecer ao mercado. A qualidade das informações coletadas, principalmente das previsões provenientes do “campo”, assim como a dos modelos estatísticos de predição, faz muita diferença neste momento. Aqui é preciso considerar tendências de mercado, lançamentos de novos produtos, mudanças de preços, ações de concorrentes, influências econômicas externas, entre outros fatores.
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Planejamento de suprimentos e produção
Após as definições estratégicas da empresa, são determinados os níveis de estoque e a produtividade. Esse plano busca equilibrar como atender a demanda dos clientes no prazo com os custos operacionais, olhando para o estoque. O planejamento de suprimentos e produção dá suporte ao planejamento de vendas estabelecido na etapa anterior e ainda detalha o uso de recursos e traz possíveis restrições (como incapacidade da produção de atender determinados requisitos).
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Reunião de S&OP
É quando todas as áreas envolvidas com o processo de planejamento da empresa alinham e documentam as ações de produção e demanda, levando em consideração KPIs do negócio e os impactos financeiros das definições. As equipes chegam a um consenso sobre as mudanças que precisam ser feitas de modo utilizar os recursos de forma mais eficiente, atender a demanda dos clientes e atingir metas e objetivos financeiros.
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Finalização
A última etapa geralmente consiste na apresentação dos planos de produção e processo integrados. Gestores e diretores validam o material e liberam para a execução (aqui entra o S&OE, que posteriormente pode fazer ajustes necessários considerando o curto prazo).
Os benefícios de um S&OP bem estruturado
São muitos os benefícios que um S&OP pode trazer às empresas. Entre as vantagens mais importantes, estão:
- Melhoria na previsão de demanda: as empresas conseguem reduzir os estoques em excesso e evitar falta de estoque;
- Redução de custos: ao equilibrar oferta e demanda, há menos gargalos na produção e diminuição dos riscos associados a estoque em excesso, horas-extras, transporte desnecessário e outros fatores que aumentam os custos da cadeia de suprimentos;
- Aumento da eficiência operacional: as empresas conseguem planejar com antecedência as necessidades dos recursos (materiais, equipamentos, suprimentos, contratos com fornecedores, mão de obra);
- Melhoria na tomada de decisão: o S&OP fornece informações valiosas que também possibilitam maior agilidade.
O S&OP ainda ajuda a aumentar a capacidade de armazenamento, traz melhor visibilidade do processo total e impacta positivamente no nível de serviço ao mercado, gerando mais satisfação do cliente e consumidor.
Ferramenta analítica: um grande diferencial
A estratégia da sua empresa inclui obter vantagem diante de um mercado cada vez mais competitivo, entregar alto nível de serviços aos clientes ou reduzir o seu nível de estoque? Uma ferramenta analítica adequada pode ajudar a empresa durante os ciclos de S&OP de diferentes maneiras.
Ela pode servir de alicerce para definição e acompanhamento das etapas do planejamento e oferecer mecanismos de captura de informações da equipe de vendas. Além disso, pode trazer inteligência estatística para as previsões e até mesmo ser a grande base que organiza e documenta todas as alterações ocorridas durante o ciclo de S&OP.
As soluções da UniSoma baseiam-se em dois pilares para garantir a qualidade dos ciclos de planejamento: excelência de predição e facilidade de colaboração.
Ao gerar excelência de predição, a UniSoma parte de uma abordagem baseada em algoritmos estatísticos e inteligência artificial. Ela gera modelos preditivos mais adequados para cada tipo de negócio, de acordo com as características de mercado que cada item está inserido e considerando um conjunto extenso de diferentes variáveis simultaneamente.
O segundo pilar estabelece um ambiente colaborativo entre os diferentes agentes da empresa cuja análise crítica é fundamental para refinar as previsões estatísticas. A ferramenta garante aos gestores o acesso a dados mais confiáveis, já que todos os departamentos envolvidos passam a lidar com a mesma base comum de informações.
Além disso, por meio da ferramenta, todo o fluxo de planejamento é sistematizado, o que traz robustez e agilidade ao processo. As soluções analíticas da UniSoma são construídas de maneira flexível para atender diferentes estruturas corporativas, contribuindo para tornar o seu processo de S&OP ainda mais robusto e confiável, maximizar os resultados e reduzir custos causados por erros de planejamento.
