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Mirai: a ferramenta criada pela UniSoma que trouxe à OJI mais assertividade na previsão de faturamento

Buscando maior assertividade na previsão de faturamento e demanda, além de melhorar seu processo de S&OP, a Oji Papeis Especiais buscou uma nova maneira de reestruturar sua forma de pensar e mensurar sua operação.

O processo antigo gerava um resultado insatisfatório e era latente a necessidade de ressignificar a estratégia operacional. A empresa passou a buscar no mercado por soluções, fornecedores e novas possibilidades que contribuíssem para aprimorar seu processo interno. E encontrou na UniSoma o parceiro de negócios capaz de não só oferecer uma oferta de solução, mas que buscou entender suas dores e propôs um desenvolvimento totalmente customizado. Os resultados, você confere ao longo desse caso de sucesso.

 

Desafios da OJI antes da UniSoma

Antes de ser adquirida pela OJI Holdings em 2011, a empresa fazia parte de outro grande grupo empresarial, com estrutura de informações e processos corporativos centralizados. A partir de 2011, a empresa tornou-se mais independente e autônoma, apesar de passar a integrar o grupo japonês, consolidando um viés bastante industrial que trazia consigo inúmeros desafios.

Nesta nova etapa, a empresa tinha dificuldade para encontrar uma modelagem estatística adequada que trouxesse uma boa previsão da demanda. Esta complexidade se dava principalmente ao principal produto de seu portfólio, o papel térmico, pois ainda que a demanda dos clientes normalmente fosse pelo mesmo produto, ela variava em termos de formato, cor ou cópia de via, dificultando a previsão.

Ao mesmo tempo, a empresa sofria com ociosidade de máquinas, produzia alguns itens em excesso gerando estoque e, muitas vezes, acabava ofertando esses produtos aos clientes, em um movimento que atrapalhava a compreensão real das demandas.

Além disso, havia uma pressão muito grande por parte da estrutura de S&OP (Planejamento de Vendas & Operações) para que os próprios executivos de vendas não apenas fizessem o input quantitativo de previsão de demanda, como também acertassem esse número. Eles, no entanto, não tinham clareza sobre essas informações, forneciam estimativas bastante imediatistas e influenciadas por variações momentâneas de mercado.

 

Problemas enfrentados

  • Dificuldade em estruturar a previsão de demanda e faturamento;
  • Falta de clareza entre os diferentes papéis e funções das áreas relacionadas ao planejamento;
  • Dependência do fornecimento de informações de previsão pelos executivos.

 

A UniSoma no meio do caminho

Um fórum sobre inteligência de mercado em 2015 foi o evento responsável por conectar a OJI à UniSoma. Ali, a Supervisora de Administração de Vendas, Carolina Luvisotto Gallo Costa, apresentou as dificuldades que enfrentava na OJI e enxergou na UniSoma uma possibilidade de parceria bastante interessante. “Ao contrário de outras empresas, a UniSoma não nos ofereceu uma ferramenta ou nos empurrou uma fórmula pronta. Pelo contrário, atuou de maneira consultiva, questionou nossa demanda e nos ajudou a enxergar nossa real necessidade”, lembra Carolina. A proposta incluía o desenvolvimento de uma Prova de Conceito (PoC, em inglês), para validar a ideia, demandando baixo investimento inicial, o que também foi importante na conquista do cliente.

O processo de venda da solução incluiu uma visita de representantes da OJI à empresa Flora, que já havia implementado uma ferramenta analítica de planejamento de demanda desenvolvida pela UniSoma. Na oportunidade, os executivos da OJI conseguiram enxergar, na prática, que desafios similares aos deles haviam sido solucionados por meio de modelagem estatística. E compreenderam a importância do envolvimento da liderança da empresa no engajamento e venda de valor de uma nova solução entre todos os colaboradores.

 

A solução de previsão de faturamento: Mirai

Depois de diagnosticar o contexto em que a OJI se encontrava, a proposta da UniSoma consistiu na construção de um algoritmo autônomo de Machine Learning baseado em séries temporais, que foi estruturado dentro do Shiny, um sistema de interface gráfica para desenvolvimento de aplicações web usando o R, um desenvolvimento até então inédito para especialistas da UniSoma. Batizada como Mirai, que significa “o futuro” em japonês, a ferramenta estatística desenvolvida dá à OJI autonomia total para trabalhar, sem depender de qualquer suporte remoto.

O Mirai concentra informações de todos os SKUs de papel térmico e dados históricos de vendas de seus clientes, mês a mês, desde 2014. Por meio do algoritmo, ele reconhece o comportamento, entende o input referente às vendas atuais – ação executada pela área de inteligência de negócios –, e entrega dados de previsão de faturamento para um período de até 4 meses adiante. Este número é utilizado como referência para a projeção futura e é comparado ao estabelecido no rolling forecast, orientando a tomada de decisões da empresa. Nesta dinâmica, a atuação dos executivos de vendas ficou muito mais voltada à uma análise qualitativa das previsões.

Atualmente, todo o processo fabril da OJI inicia com a Inteligência de Mercado: a partir do número acordado, sai uma ordem para a produção organizar o fluxo de produto, quantidade e máquina em que será produzido; compras fica ciente da necessidade de materiais e insumos; e os impactos nos resultados financeiros são diretos.

“A previsão fornecida pelo Mirai serve para nortear nossas decisões e nos trazer consciência. A gente não tinha essa sensibilidade no passado e a ferramenta trouxe isso para a OJI”, aponta Carolina.

 

Resultados

Já no primeiro ano de implementação do Mirai, os resultados superaram a meta, que era de 75% de acurácia, chegando a 78% – antes da implementação, as taxas de acerto giravam em torno de 58%. Um resultado fundamental para que a ferramenta ganhasse confiança das pessoas e se estabelecesse como fonte fidedigna de dados.

São inúmeros os benefícios aos colaboradores, que passaram a ter um olhar diferenciado para os dados:

  • Redução de tempo de cada etapa produtiva;
  • Mais assertividade na previsão de faturamento;
  • Otimização de estoque;
  • Fim da pressão por números e fornecimento de informação de qualidade aos executivos de vendas;
  • Fomento à uma nova cultura de gestão de dados na empresa.

 

Próximos planos

A evolução da gestão de dados e de previsão de faturamento foi significativa ao longo dos últimos três anos e a visão que a OJI tem está mais estruturada do que nunca. Para o futuro, há expectativa de evoluir para uma biblioteca de dados, que inclua uma análise da motivação de picos ou baixas em relação ao mercado. Outra ideia é a instauração de um processo mais colaborativo, que inclua o mapeamento do fluxo e etapas de S&OP na ferramenta, a combinação de variáveis externas e ampla participação das áreas, viabilizando uma visão holística da demanda, para além da visão de faturamento que o Mirai entrega atualmente.